Для многих первые дни, недели на новой работе - это сильнейший стресс. Новый коллектив, другие требования, иные деловые отношения, тонны неизвестной информации. При этом нужно стараться не допускать глупых ошибок и показать себя с лучшей стороны. К такому мозговому штурму целесообразно готовится заранее. Поэтому рассмотрим понятие "адаптация на рабочем месте" с нескольких ракурсов.
Что такое адаптация
Адаптацией на новом рабочем месте называется период ознакомления сотрудника с неизвестной доселе деятельностью, организацией, коллективом, регуляция своего поведения согласно непривычным требованиям.
По статистике, большинство вновь принятых сотрудников покидают место работы именно в это время. Причины: сложности процесса адаптации, несоответствие реальной обстановки своим ожиданиям.
Чтобы адаптация нового сотрудника прошла успешно и безболезненно, она должна быть двусторонним процессом. Кадровый отдел, руководство, коллеги должны всячески содействовать "вливанию" новичка в их организацию, коллектив. В зависимости от оказанной поддержки, помощи, адаптация на рабочем месте может протекать различными путями:
- Сохранение индивидуализма - новый работник не отрицает главные ценности компании, но игнорирует второстепенные (например, корпоративные традиции, праздники), старается держаться несколько обособленно.
- Мимикрия - сотрудник, напротив, поддерживает второстепенные ценности, а главные отрицает, скрывая это от коллектива. Такие новички часто уходят с нового места работы.
- Отрицание - сотрудник не скрывает своей неприязни к существующим в компании распорядкам. Их он и назовет поводом своего скорейшего увольнения.
- Конформизм - работник искренне принимает новые правила, ценности, обязанности, благополучно становится "винтиком системы".
Ступени адаптации
Разберемся, какие этапы адаптации на новом рабочем месте проходит сотрудник:
- Внешняя переориентация. На ней человеку трудно принять новые ценности и распорядки, он болезненно воспринимает то, к чему не привык, с чем не согласен. Однако при этом стремится скрыть эти негативные эмоции.
- Постепенное взаимное признание работника коллективом и наоборот.
- Восприятие ценностей команды без включения их в свою систему ценностей.
- Постепенное принятие новых прав и обязанностей, корпоративной культуры, а также перестраивание своей личности, поведения под новые условия.
- Гармоничное слияние личности с коллективом.
Сбой на какой-либо из этих стадий часто становится поводом к увольнению по собственному желанию.
Части адаптации
Адаптация на рабочем месте делится на две части: первичная и вторичная. Первая - это появление в коллективе нового работника. Ее цели:
- скорейшее вливание новичка в работу;
- перераспределение рабочих обязанностей;
- полное замещение ушедшего работника;
- социализация в коллективе;
- профессиональная ориентация.
Вторичная адаптация на рабочем месте настигает сотрудника при повышении, переобучении, переводе в другой отдел, цех и т. д. Цели этого периода:
- стабилизация коллективного климата;
- достижение полного соответствия требованиям к новой должности;
- адаптация к новому статусу;
- изменение своей роли в коллективе.
Приемы адаптирующегося человека
Говоря про способы адаптации на рабочем месте, нельзя не упомянуть бессознательные приемы, которые психологи выявляют у человека, который привыкает к новому коллективу:
- "Встречают по одежке". Первое, на что обращает внимание новичок, - это внешность, одежда, поведение будущих коллег. Такая поверхностная оценка на начальном этапе помогает выстроить представление о личности и деловых качествах каждого члена нового коллектива.
- Стратификация. Новый сотрудник разделяет коллег на мини-группы: карьеристы, помощники, неформальные лидеры, чудаки, юмористы, первые леди, изгои и т. д. Он начинает оценивать их благосостояние, умение держать себя в коллективе, выстраивать отношения с начальством, степень расположенности к себе. На основе этого новый член начинает выстраивать с каждым соответствующую коммуникацию.
- Групповая идентификация. На этой стадии сотрудник выбирает для себя одну из определенных им стратегий и начинает выстраивать свою поведение согласно своему статусу. Принадлежность к определенной группке создает ощущение защищенности, человек начинает понемногу чувствовать себя в новом коллективе своим.
- Межгрупповая дискриминация. Сотрудник возвеличивает "свою" группу над иными, снисходительно относится к другим, всегда находит плюсы своего выбора.
Виды адаптации на рабочем месте
Весь процесс адаптации разделяется на четыре группы:
- психофизиологический;
- профессиональный (ознакомление с профессией);
- социально-психологический (знакомство с коллективом);
- организационный (ознакомление с самой компанией).
Более детальный их разбор:
- Организационная адаптация. Успешная деятельность на новом рабочем месте возможна лишь тогда, когда человек досконально знает все о своей компании: историю, задачи, цели, перспективы развития, ее достижения и неприятные моменты истории. Важно иметь представление о ее структуре, управленцах, ответы на жизненные вопросы: "Где находится отдел кадров, столовая, служебная парковка?", "Где получить табуляграмму?", "К кому обратиться с вопросами по трудовой деятельности?" и т. д. Обязанность работодателя - донести до новичка всю эту информацию в сжатом и структурированном виде, а последнего - постараться это в короткий срок "переварить".
- Социально-психологическая адаптация персонала на рабочем месте. Плотное знакомство с коллективом, нормами корпоративной культуры, установление межличностной и деловой коммуникации, вливание в неформальные группы. Новичок не только знакомится с новыми нормами поведения, он должен уже начать следовать им, в то время как коллектив относится к нему настороженно, оценивает его, составляет мнение. Поэтому для большинства эта адаптация является самой трудной.
- Профессиональная адаптация на рабочем месте. Восполнение пробелов в знаниях, переобучение, знакомство с новыми стандартами работы, ее спецификой. Для облегчения этого вида привыкания во многих организациях практикуются ротации, наставничество, инструктажи, "ученический" период.
- Психофизическая адаптация сотрудников на рабочем месте. Это перестраивание своего организма, привычек к новому режиму труда и отдыха - сменный рабочий график, командировки, ненормированный рабочий день, "домашний офис". Сюда же относится приспосабливание к новому рабочему месту, комнатам отдыха и гигиены, к непривычному маршруту на работу.
Продолжительность адаптационного периода
Период адаптации на рабочем месте не имеет каких-либо четко обозначенных границ: кто-то умудряется гармонично влиться в коллектив за пару недель, кому-то нужны несколько месяцев или даже пара лет. Оптимальным периодом при этом считаются три месяца - продолжительность испытательного срока.
Об окончании периода адаптации говорят следующие характеристики работника:
- справляется со всеми поставленными перед ним рабочими задачами, в т. ч. и нестандартными;
- несет за свои действия ответственность;
- хорошо знает структуру компании, ориентируется в среде управленцев и коллег, находится с ними в неконфликтных отношениях;
- успешно овладел необходимыми для работы видами техники, оборудования, компьютерных программ и т. д.;
- знает систему наказаний и поощрений компании;
- соблюдает нормы корпоративной культуры;
- входит в одну из неформальных групп коллектива.
Введение в должность
Как уже говорилось, адаптация сотрудника на новом рабочем месте - это двусторонний процесс. В успешной и развивающейся компании новичку не устроят "курс молодого бойца", а сделают все возможное для его плавного и безболезненного вхождения в коллектив, привыкания к рабочему месту. Обычно для этого составляется программа введения в должность. Она варьируется в зависимости от следующих условий:
- особенностей труда новичка;
- его статуса и уровня ответственности;
- коллектива, куда он попадет;
- личностных особенностей будущего работника, выявленных на собеседовании.
Участвуют в программе следующие лица:
- непосредственные руководители;
- коллеги, которые могут стать непосредственными наставниками;
- работники из других отделов, с которыми будет тесно связана деятельность новичка;
- кадровый отдел.
Программа включает в себя три больших этапа.
Перед приходом работника
Чтобы адаптация на новом рабочем месте прошла быстро и успешно, перед первым рабочим днем:
- Проверяется актуальность должностной инструкции.
- Назначается неофициальный "патрон" новичка.
- Подготавливается его рабочее место.
- Будущий коллектив оповещается о прибавлении в составе.
- Формируются все необходимые информационные файлы, пропуска, распорядительные документы.
- Совершается звонок будущему сотруднику - узнать о его готовности к выходу на работу.
Первый рабочий день
В этот период программа предлагает коллективу предпринять следующее:
- Разобрать с новичком его должностные обязанности.
- Подробно ознакомить его с внутренним трудовым распорядком.
- Рассказать о корпоративных традициях, правилах, частных моментах.
- Ознакомить со структурой организации.
- Провести необходимые инструктажи: техника безопасности, оказание первой помощи, пожарная безопасность и т. д.
- Представить список всех возможных коммуникаций, контакты, которые ему могут понадобиться.
- Представление правил дресс-кода.
- Знакомство новичка с непосредственными руководителями, коллегами.
- Экскурсия по месту труда: показать столовые, уборные, места отдыха и т. д.
Остальной адаптационный период
В это время проводятся такие процедуры, как:
- Ознакомление с правилами отчетности.
- Демонстрация требований к труду, его результатам.
- Знакомство с административно-хозяйственной системой организации.
- Разработка индивидуальной системы переподготовки нового сотрудника.
- Ознакомление со спецификой его работы, нюансами, которые ему необходимо знать.
Методы для успешной адаптации
Чтобы адаптация на рабочем месте новичка прошла в ускоренном темпе, многие корпорации используют следующие методы:
- Неформальное сопровождение - приставление к новому сотруднику наставника, "патрона".
- Проведение мероприятий - в честь прихода нового работника организуется корпоратив, где в непринужденной атмосфере его знакомят с нормами, правилами, этикетом в организации.
- Корпоративный PR - разрабатывается универсальный справочник, содержащий ответы на все вопросы новичков.
- Командный тренинг - мероприятие проводится, если сотруднику не удается влиться в коллектив. На нем высказываются мнения обоих сторон, претензии; пытаются установить диалог.
- Инструктаж - работник знакомится с новыми требованием под чутким руководством коллег, которые отвечают на все его вопросы.
- Личный кабинет, личная почта - на эти адреса новичку приходят письма-инструкции, помогающие ему постепенно разобраться в окружающей обстановке.
Содействие адаптации
Многие успешные корпорации сегодня уделяют большое внимание адаптации нового сотрудника в своем коллективе. Это происходит в силу ряда причин:
- чем короче адаптационный период, тем больше отдачи от труда работника;
- негативные отзывы бывших работников, ушедших из-за ряда сложностей в период адаптации, - серьезный удар по имиджу компании;
- наставничество помогает повысить творческий потенциал давно работающих сотрудников;
- при увольнении работника и поиска ему замены компания вновь потратит средства на рекрутство, обучение;
- детально разработанная и эффективная программа адаптации - плюс в борьбе конкурентами;
- дружественное отношение нового коллектива - одна из главных причин раскрытия потенциала новичка.
Адаптация на новом рабочем месте - самый сложный и важный в трудовой деятельности. Работнику на этом этапе важно быстро и успешно освоиться в незнакомом коллективе, на новом рабочем месте, а компании - всячески этому содействовать, а не препятствовать.
Система наставничества
Введение
Начало работы в новой должности - это совершенно уникальный опыт. Сотрудник входит в новое рабочее окружение, и его переполняет огромное количество новых впечатлений. В тоже время ему приходиться сражаться с несколькими противоречивыми по своей сути эмоциями. С одной стороны, ему хочется взяться за все, что только можно. Он наблюдает за людьми, их рабочими навыками и процедурами, за структурой предприятия и отмечает массу подробностей. Он пытается впитать все в себя, так как не понимает, что важно, а что не очень. С другой стороны он понимает, что остальные сотрудники также наблюдают за ним. Новичок понимает, что он у всех на виду, поэтому чувствует напряженность, ему кажется, что все взгляды прикованы к нему. Это обусловлено тем, что коллеги хотят понять оправдает ли он ожидания. Именно в этот момент дожжен прийти на помощь наставник, квалифицированный менеджер по персоналу. Так как только эффективная программа адаптации может положительно повлиять на успешное вхождение новичка в коллектив, на его безпромедлительный и уверенный старт в работе, а так же поможет стать как можно быстрее ценным сотрудником и надежным коллегой, для того чтоб внести свой вклад в развитие компании.
Актуальность выбранной темы позволила определить цель работы: используя опыт отечественных и зарубежных ученых, определить какую роль играет система наставничества в процессе адаптации персонала.
Задачи работы следующие:
1.выделить цели адаптации и определить ее сущность;
2.изучить этапы адаптационного процесса;
.рассмотреть роли, которые исполняет наставник в адаптации персонала.
Глава 1. Адаптация сотрудников
.1 Сущность и цели адаптации
Адаптация персонала на предприятии является своего рода индикатором успешности или провала работы по поиску, отбору и найму персонала.
В процессе адаптации работник проходит несколько стадий:
oобщее ознакомление с ситуацией;
oприспособление (привыкание, усвоение стереотипов);
oассимиляция (полное приспособление);
oидентификация (отождествление личных целей с целями коллектива).
Важную роль в становлении карьеры новичка в организации играет процесс адаптации, период приспособления работника к новому рабочему месту, трудовому коллективу, организации в целом
Понятий адаптации существует целое множество.
Шапиро С. А. и Шатаева О. В. Выделяют адаптацию - как процесс ознакомления нового сотрудника с организацией и изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами данной организационной культуры.
На мой взгляд, одно из понятных и простых определений дают Аширов Д. А. и Резниченко Л. А. Они определяют адаптацию, как включение личности в новую для нее предметно-вещевую и социальную среду.
Когда человек поступает на работу, он включается в систему внутриорганизационных трудовых отношений, занимая в ней одновременно несколько позиций. Поступая на предприятие, человек имеет определенные цели, потребности, ценности, нормы, установки поведения. В соответствии с ними работник предъявляет и требования к организации к условиям труда, к оплате, содержанию, возможностям роста, к социальной среде.
Термин «адаптация» чрезвычайно широк и применяется в различных областях науки. В социологии и психологии выделяют социальную и производственную (трудовую) адаптацию. В определенной мере эти два вида адаптации пересекаются друг с другом, но каждая из них имеет и самостоятельные сферы приложения: социальная деятельность не замыкается на производстве, а производственная - включает и технические, и биологические, и социальные аспекты.
Несомненно, с позиции управления персоналом наибольший интерес представляет производственная адаптация. Именно она является инструментом в решении такой проблемы, как формирование у нового рабочего требуемого уровня производительности и качества труда в более короткие сроки.
Причины, по которым изменились условия трудовой деятельности, могут, быть различны: поступление на новое место работы, переход в другое подразделение, на новую должность, внедрение новых форм организации труда, его оплаты и т.д. Поэтому увеличение числа работников, вынужденных либо осваивать новые профессии, либо менять свое рабочее место и коллектив, повышает важность проблемы адаптации. Эта проблема в той или иной мере касается всех категорий работающих, но, несомненно, наиболее остро она стоит для молодых рабочих и молодых специалистов.
Перемена рабочего места предполагает не только изменение условий труда, смены коллектива, но и часто связана с изменением профессии, вида деятельности, что придает адаптации новый, более сложный характер.
Когда человек поступает на работу, он включается в систему внутриорганизационных отношений, занимая в ней одновременно несколько позиций. Каждой позиции соответствует совокупность требований, норм, правил поведения, определяющих социальную роль человека в коллективе как работника, коллеги, подчиненного, руководителя, члена коллективного органа управления, общественной организации и т.п. От человека, занимающего каждую из названных позиций, ожидают соответствующего ей поведения. В соответствии с имеющимися у человека определенными целями, потребностями, нормами поведения, он предъявляет определенные требования к организации: к условиям труда и его мотивации.
Процесс взаимного приспособления, или трудовой адаптации, сотрудника и организации будет тем успешнее, чем в большей степени нормы и ценности коллектива являются или становятся нормами и ценностями отдельного сотрудника, чем быстрее и лучше он принимает, усваивает свои социальные роли в коллективе.
Существуют ошибки, связанные с адаптацией сотрудника на новом месте работы. Их можно условно разделить на два вида: поведенческие и функциональные.
Поведенческие зависят от самого человека, его воспитания и культуры. Макарова И. К. к ним относит:
oзавышенные ожидания и притязания;
oнежелание понимать и принимать корпоративную культуру компании;
oнеумение ждать, склонность делать преждевременные выводы;
oбезынициативность, нежелание брать на себя ответственность и т.д.
Функциональные ошибки связаны с профессиональными качествами новичка, но нередко они совершаются по вине организации. К функциональным ошибкам Макарова И. К. отнесла:
oформализм или поспешность адаптационных программ;
oнедооценку роли и значения адаптации для развития персонала организации;
oневнимание к новым сотрудникам, особенно к их психологической адаптации к новому трудовому коллективу;
oперекладывание задач адаптации на линейных руководителей, загруженных текущей производственной деятельностью.
В существующей литературе по данной теме можно найти различные подходы к выделению главных целей адаптации. Поэтому, на мой взгляд, принципиальным является то, чтоадаптация:
1.ввиду того, что новый работник плохо знает свое рабочее место, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат, адаптация помогает уменьшить начальные издержки.
2.снижает степень нервозности и долю неопределенности у новых сотрудников;
.сокращает текучесть работников, потому что, если новичок чувствует себя «не в своей тарелке» на новом месте, то он может отреагировать на это увольнением;
.экономит время руководителя и сотрудников, на долгие поиски новых работников, и разговоры с увольняющимися;
.развивает позитивное отношение к работе, и способствует получению удовлетворения от работы.
Организация предъявляет требования к образованию, квалификации, производительности, дисциплине, умению работать в коллективе, готовности положительно воспринимать имеющиеся условия производства. В ходе взаимодействия работника и организации происходит их взаимное приспособление, протекает процесс адаптации.
1.при переходе работника на новое рабочее место, со сменой или без смены профессии,
2.при существенных изменениях производственной среды, ее технических, экономических или социальных элементов.
Существуют еще и другие классификации адаптации в отечественных и зарубежных трудах. Например, Макарова И. К. выделяет:
1.Профессиональная адаптация включает освоение профессии, ее специфики, приобретение новыми сотрудниками трудовых навыков, приемов, технологий, необходимых для эффективной деятельности в данной организации. В этих целях в первые недели испытательною срока про водятся лекции, тренинги, деловые игры.
2.Социальная адаптация направлена на знакомство новою сотрудника с организацией как социальной системой: ее историей, кадровой и социальной политикой, системой внутренних и внешних коммуникаций, правилами внутреннего распорядка, корпоративной культурой компании, ее целями и ценностями.
.Психологическая адаптация нацелена на включение нового работника в систему межличностных отношений коллектива. Факторами психологической адаптации являются моральный климат внутри коллектива, стиль руководства, традиции и нормы взаимоотношений между сотрудниками.
Хотелось бы отметить некоторые правила, которыми следует воспользоваться в первые дни на новой работе. Как отмечает Резник С. Д., самое главное - «залечь на дно», для того чтобы выслушать все что вам говорят, сохранять выдержку и говорить меньше.
Существуют также правила, которые желательно соблюдать новичку в течение первого времени:
1.не будьте слишком самоуверенны. Не пренебрегайте существующими правилами и традициями.
2.будьте осторожны с введением новшеств.
.не давайте необдуманных обещаний.
.воздерживайтесь от поощрений, пока вы не будете точно уверены, кто именно его заслуживает.
.если вы отдаете приказы, делайте это спокойно и твердо.
.не обзаводитесь фаворитами, т.к каждый ждет внимания.
.не заваливайте себя работой.
.не сваливайте вину на других.
.не пользуйтесь особыми привилегиями.
.не будьте слишком фамильярны или официальны.
.сохраняйте дистанцию, к которой обязывает ваше положение.
.учитесь слушать. Понимая подтекст и намеки, вы сможете лучше и быстрее разобраться в ситуации на новом месте.
.разберитесь в неформальной структуре, т.к часто неформальные лидеры определяют жизнь организации.
.уделяйте людям не меньше внимания, чем поставленной перед вами задаче. адаптация сотрудник персонал наставничество
.полностью используйте все свои ресурсы. Старайтесь больше узнать и освоить что-то новое.
.не откладывайте работу в «долгий ящик».
.осуществляйте самоконтроль.
Благодаря этим нехитрым правилам, на мой взгляд, вхождение новичка в жизнь организации будет более эффективным и успешным.
1.2 Этапы адаптационного процесса персонала
Как уже говорилось, в первый же день нового сотрудника начинается его адаптации. Примерный список процедур, которые проходит почти каждый новичок выглядит следующим образом:
1.знакомство с фирмой, ее особенностями, внутренним трудовым распорядком и т.д.;
2.представление коллективу, ознакомление с рабочим местом;
.беседа с руководителем, или непосредственным начальником;
.ознакомление с социальными льготами и стимулами, вознаграждениями;
.инструктаж по пожарной безопасности и технике труда;
.обучение по специальной программе;
.работа на своем рабочем месте.
При этом лучше будет, если с момента знакоместа с организацией рядом будет находиться инструктор (наставник), который сможет всегда разъяснить любую ситуацию, познакомить с людьми, или просто поддержать.
Процедуры адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Как показывает практика, 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. То есть процедура введения нового сотрудника в жизнь организации будет способствовать снятию большего количества проблемных ситуаций, возникающих в начале работы.
Кроме того, во время включения новых сотрудников в трудовой процесс организации будет способствовать активизации творческих сил уже работающих сотрудников, и усилению их доли включения в корпоративную культуру организации. Для руководителя информация об организации процесса адаптации новых работников в его подразделении, может многое сказать о степени развития коллектива, его толерантности и уровне его сплоченности.
Аширов Д. А. и Резниченко Л. А., как и многие другие авторы, выделяют четыре этапа адаптации :
1.Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Следует помнить, что даже в этих случаях в организации возможны не привычные для него варианты решения уже известных ему задач. Поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает в какой-то степени в не знакомую ему ситуацию. Адаптация должна предполагать как знакомство с производственными особенностями организации, так и включение в коммуникативные сети, знакомство с персоналом, корпоративными особенностями коммуникации, правилами поведения и т. д.
2.Ориентация - практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. Значительное внимание, например, в компаниях США, уделяется адаптации новичка к условиям организации. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом.
.Действенная адаптация. Этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации, важно оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.
.Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1 - 1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала.
Особо следует отметить, что роль руководителя в осуществлении программы адаптации новичка очень велика, т.к. именно руководитель является для сотрудников воплощением корпоративной культуры, по его поведению подчиненные могут прояснить для себя те ценности, нормы и правила поведения, которые характерны для конкретной организации. Исходя из этого, оценка работы новичка является обратной связью, который позволит сотруднику разобраться в корпоративных ценностях. Очень важно чтобы наставник пояснил новичку правила распорядка, систему оплаты труда, порядок коммуникации внутри организации, принципы работы и другие параметры. Для того, чтобы проанализировать проблемы, которые возникали, предложить несколько вариантов разрешения трудных ситуаций, с которыми столкнулся новый сотрудник, необходимо проводить собеседования с новичком в течение первой недели и по окончании одного месяца работы.
В процессе адаптации используются лекций, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с определенным оборудованием).
В ходе проведения общей программы адаптации затрагиваются следующие вопросы:
1)Общее представление о компании: цели, приоритеты, проблемы; традиции, нормы, стандарты; продукция и ее потребители, стадии доведения продукции до потребителя; разнообразие видов деятельности; организация, структура, связи компании; информация о руководителях.
2)Политика организации: принципы кадровой политики; принципы подбора персонала; направления профессиональной подготовки и повышения квалификации; содействие работникам в случае привлечения их к судебной ответственности; правила пользования телефоном внутри предприятия; правила использования различных режимов рабочего времени; правила охраны коммерческой тайны и технической документации.
)Оплата труда: нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников; оплата выходных, сверхурочных.
)Дополнительные льготы: страхование, учет стажа работы; пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству; поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию; возможности обучения на работе; наличие столовой, буфетов; другие услуги организации для своих сотрудников.
)Охрана труда и соблюдение техники безопасности: места оказания первой медицинской помощи; меры предосторожности; предупреждение о возможных опасностях на производстве; правила противопожарной безопасности; правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.
)Работник и его отношения с профсоюзом: сроки и условия найма; назначения, перемещения, продвижения; испытательный срок; руководство работой; информирование о неудачах на работе и опозданиях на работу; права и обязанности работника; права непосредственного руководителя; организации рабочих; постановления профсоюзов и политика компании; руководство и оценка исполнения работы; дисциплина и взыскания, оформление жалоб; коммуникация: каналы коммуникации, почтовые материалы, распространение новых идей.
)Служба быта: организация питания; наличие служебных входов; условия для парковки личных автомобилей.
)Экономические факторы: стоимость рабочей силы; стоимость оборудования; ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.
После общей программы адаптации может быть проведена специальная, осуществляемая как в формах бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). Обычно в специальной программе затрагиваются следующие вопросы.
oФункции подразделения: цели и приоритеты, организация и структура; направления деятельности; взаимоотношения с другими подразделениями; взаимоотношения внутри подразделения.
oРабочие обязанности и ответственность: детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом; нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения; длительность рабочего дня и расписание; дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).
oТребуемая отчетность: виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней; отношения с местными и общегосударственными инспекциями.
oПроцедуры, правила, предписания: правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; поведение в случае аварий, правила техники безопасности; информирование о несчастных случаях и опасности; гигиенические стандарты; охрана и проблемы, связанные с воровством; отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению; правила поведения на рабочем месте; вынос вещей из подразделения; контроль за нарушениями; перерывы (перекуры, обед); телефонные переговоры личного характера в рабочее время; использование оборудования; контроль и оценка исполнения.
oПредставление сотрудников подразделения.
Несомненно, используя все вышесказанные процедуры адаптации, сам процесс включения нового сотрудника в жизненный цикл организации будет намного легче и быстрее.
Глава 2. наставник, как участник адаптационного процесса
.1 Значение наставника в адаптации персонала
Обучать сотрудников методом наставничества в России начали еще в прошлом веке на производственных предприятиях, с целью «передачи передовых методов труда» новичкам. Большинство западных исследований по оценке эффективности данного способа обучения говорило в его пользу: наставничество считалось залогом успешной карьеры.
Старейший метод передачи опыта использовался до недавнего времени в основном в производственных сферах. Однако сейчас многие компании, чья деятельность не связана с этой областью, все чаще и чаще обращаются к зарекомендовавшей себя практике. И одной из отраслей, где сегодня работодатели применяют систему наставничества, являются продажи. Объясняется это очень просто.
Наставничество - это не что иное, как шефство опытного сотрудника в воспитании, профессиональной подготовке и адаптации над отдельными молодыми рабочими или группами, предполагающее передачу опыта и прививание культуры труда и корпоративных ценностей новичку.
Система наставничества важна в адаптации персонала, поэтому в данной главе мы рассмотрим, какую роль играет наставник в этом процессе.
Следует отметить, что разработка мер, которые положительно влияют на адаптацию нового сотрудника, требует знаний в различных областях производства, психофизиологических особенностей человека, факторов окружающей организацию среды и т.д. Поэтому, при оптимизации самого процесса вхождения человека в коллектив, необходимо учитывать возможности той организации, которая привлекает специалиста (например, условия труда, финансовые возможности, партнерство с агентствами, график рабочего времени, наличие системы наставничества). Если возможностей у организации достаточно, то и процесс адаптации пройдет «безболезненно» для новичка и коллектива компании.
Если фирма может позволить выделить человека из коллектива, для выполнения функций наставничества, на мой взгляд, это будет огромным плюсом в нелегком процессе адаптирования новых работников.
К характерным признакам наставничества относятся:
1)гибкость. Наставничество может осуществляться самыми разнообразными способами и в самых различных ситуациях. Необходимыми условиями являются время и наличие хотя бы двух человек;
2)прикладной характер. Наставничество имеет отношение к профессиональной деятельности и охватывает весь диапазон этой деятельности;
)индивидуальность. Наставничество напрямую связано с потребностями и интересами личности;
)ориентация на людей. Люди воспринимаются такими, какие они есть, со всеми их ценностями, мотивами, чувствами;
)наличие обратной связи;
)высокий мотивационный потенциал.
Наставник должен иметь ввиду возрастные особенности человека, так как для молодого работника, впервые устроившегося на работу, будет сложнее освоить все нюансы производственной адаптации, чем социально-психологической, а для взрослого - наоборот.
В данной работе хотелось бы рассмотреть, какую роль играет наставник в адаптации молодых сотрудников, начавших свою трудовую деятельность впервые.
Для начала, будет правильным, исследовать ожидания сотрудника, его цели и мотивы, которые привели его в данную организацию. Это можно сделать во время беседы при приеме или анкетирования. На основании полученных данных, можно провести мероприятия по профессионально ориентации.
После чего, следует очень важный этап адаптации - знакомство с коллегами и руководителями подразделений. Так как ни для кого не секрет, что первое впечатление оставляет глубокий след в восприятии человека.
Надо сказать, что на протяжении всех этапов вхождения новичка в организацию, необходимо опрашивать коллег, менеджеров по персоналу, руководителей, по вопросам деятельности нового в компании человека, а также контролировать выполнение всех процедур.
Представляется важным упомянуть, что управление адаптацией - это процесс активного воздействия на факторы, предопределяющие ход ее развития и позволяющие снизить неблагоприятные последствия.
Несомненно, управление адаптацией - это очень важный процесс, без которого невозможно получить эффект от адаптации. И заниматься управлением может как непосредственный руководитель, так и наставник.
Наставнику необходимо обобщать данные и знакомить с ними администрацию и менеджеров по персоналу.
В адаптации молодых специалистов, следует особое внимание уделять к деятельности в первые месяцы работы, так как именно в этот период можно увидеть недостаточный уровень освоения профессии, напряженность работника.
Адаптация работников требует колоссальной работы по организации всех мероприятий, поэтому будет полезным в фирме сформировать специальную службу, или ввести в штат должность специального сотрудника, занимающегося только вопросами производственной и психофизиологической адаптации.
Основными задачами такой службы, по мнению Шапиро С. А. и Шатаевой О. В., являются: разработка и внедрение с участием функциональных служб управления организацией мероприятий по сокращению неблагоприятных последствий от работы неадаптированного работника, по стабилизации трудового коллектива, росту трудовой отдачи коллектива, повышению удовлетворенности трудом и координации деятельности всех подразделений организации, имеющих отношение к адаптации, к осуществлению конкретных мероприятий.
Одним из мероприятий по адаптации нового персонала является тренинг. Он может быть направлен на ознакомление с культурой и историей организации, усвоение новых действий, трудовых функций, улучшение коммуникационных процессов и т.д.
Тренинги не дают возможности в полной мере использовать полученные навыки в силу очевидной разницы в целях обучения и целях текущей ежедневной работы. Наставничество во многом позволяет восполнить этот пробел. За счет того, что наставник постоянно держит «руку на пульсе» и оценивает уровень своего ученика, не позволяя ему терять квалификацию. В данном случае наставника можно назвать тренером, который играет вместе со своей командой. Таким образом, он внимательно следит за тем, что беспокоит новых сотрудников и какие существуют слабые места в системе обучения.
В отличие от корпоративного тренера, который в большей степени знает инструментарий, но в меньшей степени «варится» в процессе трудовой деятельности нового сотрудника, наставник лучше знает все тонкости функций и обязанностей коллег. Он, как правило, несет ответственность за весь процесс обучения и сам моделирует программу, по которой будет обучать подопечных. И, наконец, для своих младших товарищей наставник является «лидером мнения», к которому априори больше доверия, чем к корпоративному тренеру.
Также многие руководители организаций, желая сэкономить на затратах, которые приведут к увеличению фонда оплаты труда на квалифицированного тренера, не вводят в штат данную единицу. Так как расходы на содержание наставника потребуют лишь некоторой прибавки к основному заработку квалифицированного продавца, который готов взять на себя эту функцию.
Исходя из вышесказанного, на мой взгляд, система наставничества, безусловно, важна в адаптации персонала. Ведь наставник выполняет следующие полезные действия:
1.Формирует положительный имидж компании на рынке труда, используя механизм «сарафанного радио»;
2.Способствует уменьшению ошибок сотрудников в период вхождения в должность, а тем самым повышает эффективность их деятельности;
.Помогает уменьшить число увольнений сотрудников по собственному желанию в период испытательного срока;
.Передает свой опыт, накопленный в компании;
.Является мотиватором для продолжения работы квалифицированных специалистов в компании и т.д.
2.2 Роли наставника
Чтобы как следует мотивировать и поддерживать нового сотрудника, ему необходим наставник, который будет давать соответствующие установки. Наставник должен быть в различных ролях: учитель, руководитель и коллега.
1.основная роль наставника - это учитель.
Наставник, на протяжении всех этапов адаптации обучает сотрудника различным процедурам, операциям, манерам общения с клиентами, методам работы с различной техникой и т.д. При этом учитель должен отвечать на все возникающие вопросы без раздражения в голосе и напряженности. На интуитивном уровне наставник понимает, насколько сотрудник проникся целями организации, ее культурой и атмосферой. Обязательно учитель рассказывает о формальных и не формальных традициях, группах и правилах, сложившихся в организации.
2.Такая роль наставника, как руководитель и коллега является дополнительной.
Как руководитель, наставник должен предлагать выбор из лучших методов работы, которые в дальнейшем помогут работать эффективнее и быстрее. Наставник в данной роли должен поощрять успехи и поддерживать похвалой профессионализм своего ученика, а так же оказывать помощь в установлении контактов с другими коллегами. И при необходимости, наставник должен в любой ситуации быть готовым «протянуть руку помощи».
Несомненно, существуют и роли, которыми пользоваться не рекомендуется, например, «мастер» или «занятой шеф», так как они могут внести отрицательней эффект в процесс адаптации.
Так, например, если у наставника существует установка на роль «мастера», то он требует от сотрудника непрекословного обучения по графику самого учителя, при этом, не учитывая темп, способности нового сотрудника. Так же многие наставники, примерев на себя данную роль, высмеивают сотрудников за изобилие вопросов и некомпетентность в какой-либо области, или что еще хуже серьезно наказывают за любые нарушения правил внутреннего распорядка и совершенные ошибки. Тем самым подавляют естественное желание дальнейшего обучения. Бывают ситуации, когда наставники читают своих подопечных неудачниками или неспособными освоит ту или иную деятельность. Естественно, что сами сотрудники начинают сомневаться в своих силах и считать также.
Другой отрицательной ролью может выступать «занятой шеф».
В этом случае наставник будет отмахиваться от новичка, в виду соей занятости, там самым давая понять, что обучение - это не важная и ненужная задача. Также новичку может быть предложено пройти обучающий курс в свободное от работы время, что явно доказывает нежелание руководства считаться с интересами новичка и его распорядком дня. Вызвать раздражение у нового сотрудника может и тот факт, что некоторые наставники перекладывают ответственность за обучение на других, не желая участвовать ни в самом процессе адаптации, ни в контроле за ним, ни в обратной связи.
Рассмотренные роли, ни в коем случае не должен примерять на себя наставник, который заинтересован в успешной и быстрой адаптации сотрудников.
Очень важно в первые дни новичку наладить хорошие отношения с руководителем для того, чтобы быть более уверенным в своих силах, чувствовать поддержку и «необходимость» данной организации. Чтобы отношения такого рода были хорошими и надежными, новичка необходимо быстро ввести в курс дела. Если человек быстро входит в команду, если его принимают в команду и ясно дают знать, что от него ждут, то новый сотрудник будет горазда лучше относится к организации, ее целям, миссии, деятельности и самому себе. Программы адаптации так популярны потому, что она позволяет переориентировать сотрудника на новые ценности в новой организации.
Для реальных положительных эффектов от адаптации нового сотрудника, необходимо стремиться к выполнению следующих задач:
1.сотрудник должен быть ориентирован на обслуживание клиентов, производство качественной продукции, выполнение наилучшим образом услуг, в зависимости от рода деятельности организации;
2.у сотрудников должно возникнуть чувство хозяина и ответственности за все операции организации;
.каждый сотрудник должен стремиться к саморазвитию, к профессиональному росту и продвижению по карьерной лестнице.
Для достижение перечисленных выше задач не должно препятствовать никаких психологический состояний и индивидуальных особенностей сотрудника. Можно с уверенностью сказать, что у нового сотрудника возникают некоторые потребности. Эти потребности хорошо описаны у Стаут Л. У. в книге «Управление персоналом. Настольная книга менеджера».
.Потребность в самом себе.
oСотрудник понимает, что ему не хватает знаний, поэтому он пытается утвердиться в новой должности, чтоб доказать себе и окружающим, что знает он многое.
oСотрудник осознает, что коллеги его оценивают. Поэтому, новички беспокоятся о том, как их воспринимают окружающие и прикладывают много усилий для того, чтоб понравиться.
oСотрудники желает произвести хорошее впечатление и доказать свою состоятельность своим коллегам, особенно руководителю.
oКаждый сотрудник желает, чтобы его усилия были оценены.
2.потребность в своих задачах.
oВ начале своей деятельности сотрудники ведут себя очень осторожно, чтобы не совершить нежелательных ошибок. Это исходит из того, что человек понимает, если в начале своей работы он наделает много ошибок, это оставит нехороший опечаток на впечатлении от него.
oСотрудник оценивает качество и количество своей работы на основании работы своих коллег. Даже если, человек понимает, что изначально его не будут оценивать как и всех, но все же он стремиться придерживаться общих стандартов.
oНовичок нуждается в обратной связи, т.к. его положение не позволяет объективно оценивать себя и свою работу. Именно поэтому очень важна оценка его работы коллегами, а особенно руководителем.
3.потребность в других людях.
oКогда свои потребности новичок удовлетворил, он начинает уделять внимание потребностям других людей. Это заложено на психологическом уровне.
oСотрудник начинает осознавать то, как его работу оценивают потребители, клиенты, поставщики и. т.д. Это связано с тем, что сотрудник начинает ценить не только мнение коллег и руководителя, но и окружающих компанию людей.
oЕсли потребности удовлетворены, сотрудник начинает понимать и осознавать, каким образом ему лучше строить отношения с коллегами, клиентами, потребителями.
Естественно, что при адаптации персонала могут возникать и неудачные моменты. Именно о них рассказывает Стаут Л. У. По его мнению причины таких неудач могут быть следующие:
1.Неадекватная программа обучения. Успешная программа адаптации не может появиться сама по себе. Поэтому недостатки сотрудника нужно тщательно и полно компенсировать.
2.На адаптацию и обучение выделяют слишком мало времени. Так как, после прихода в организацию нового сотрудника, и он сам, и его руководители стремятся как можно быстрее добиться положительных результатов, в такой ситуации обучение часто сводиться на нет.
.Адаптация и обучение мало финансируется. Это происходит в тех случаях, когда руководство компании не считает обучение важной задачей, поэтому не спешит тратить средства на такого рода деятельность.
.Высшее руководство организации не всегда и в полном объеме поддерживает программы по адаптации и обучению. Поэтому, даже если непосредственный руководитель стремиться внедрить эффективные процедуры адаптации, ему приходится согласовывать это с руководителем высшего уровня.
.Если требования к результатам очень жесткие, рабочая атмосфера может не способствовать успешному обучению и адаптации нового сотрудника.
.В некоторых организациях программы по обучению и адаптации устарели, поэтому они не всегда соответствуют новым тенденциям и требованиям, предъявляемым к сотрудникам.
.Часто психологическое состояние новенького не принимается во внимание. Для того чтобы были положительные успехи от адаптации, новому сотруднику необходима обратная связь по его методам и навыкам выполнения функций и обязанностей, а так же его необходимо мотивировать на лучшее выполнение своей работы.
Заключение
Большой процент новых сотрудников, уволившихся из организации по собственной инициативе, принимают это решение в первые дни работы, остальные - в первую неделю. И не имеет значения то, сколько потом человек проработает на этом месте, главное, что решение уже было принято, и работа для него всего лишь временная ступень к чему-то лучшему. Сотрудник, который подыскивает себе новую работу, или просто считает нынешнюю - временной, является плохим сотрудником. Поэтому, можно сказать, что у компании есть всего лишь одна неделя произвести «нужное первое впечатление».
Несомненно, вопрос о том проводить или не адаптацию, отнюдь не риторический, и каждая компания решает для себя его самостоятельно. К сожалению, правда такова, что многие руководители даже не задумываются о трудном периоде жизни человека. «Вышел на работу, приступай к обязанностям» - такой подход встречается тогда, когда на рынке труда без лишних проблем можно подобрать специалиста, т.к. там их достаточно - «не подойдет один, найдем другого»! Есть и другой принцип у руководителей - «прыжок в воду. Если выплывет, значит выживет». Но, как правило, в компаниях это выглядит очень жестоко: новые сотрудники сами ищут свой кабинет, обустраивают свое рабочее место, идут знакомиться с коллегами и руководителями и т.д. Несомненно, это плохой опыт, после которого мало кому захочется работать в фирме, продвигать ее интересы, прикладывать максимальные усилия для ее развития. Поэтому бережное отношение к новому сотруднику имеет глубоко коммерческие корни.
Список источников и использованной литературы
1.Армстронг М. Стратегическое управление человеческими ресурсами / Армстронг М. - М.: Инфра-М, 2002 - 328 с.
2.Аширов Д. А., Управление персоналом / А. Д. Аширов, Л. А. Резниченко. - М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2004. -193 с.
Володина Н. Адаптация персонала: российский опыт построения комплексной системы / Н. Володина. - М.: Эксмо, 2009. - 240 с.
Дмитренко Г. А. Мотивация и оценка персонала: учеб. Пособие / Г. А. Дмитренко, К. А. Шарапатова, Г. М. Максименко. - М.: МАУП, 2002. - 248 с.
Драчева Е. Л. Менеджмент / Е. Л. Драчева. - М.: Академия, 2010. - 288 с.
Драчева Е. Л Менеджмент. Практикум / Е. Л. Драчева, Л. И. Юликов. - М.: Академия, 2010. - 304 с.
Иванова С. Развитие потенциала сотрудников. Профессиональные компетенции, лидерство, коммуникации / С. Иванова, Д. Болдогоев, Э. Борчанинова, А. Глотова, О. Жигилий. - М: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 279
Кови С. Лидерство, основанное на принципах / С. Кови. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2011. - 302 с.
Козлов В. В. Психология управления / В. В. Козлов. - М.: Академия, 2011. - 224 с.
Магура М. И. Организация обучения персонала компании / М. И. Магура, М. Б. Курбатова. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002. - 244 с.
Макарова И. К. Управление человеческими ресурсами: пять уроков эффективного НR - менеджмента / И. К. Макарова. - М.: Дело, 2007. - 232 с.
Музыченко В. Мастер-класс по управлению персоналом / В. Музыченко. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2009. - 322 с.
Персональный менеджмент. Учебник / под ред. С. Д. Резник. - М.: Инфра-М, 2004. - 621 с.
Стаут Л. У. Управление персоналом. Настольная книга менеджера / Л. У. Стаут. - М.: Добрая книга, 2006. - 536 с.
Стивен У. Фланнес Навыки работы с людьми для менеджеров проектов / Стивен У. Фланнес, Джинджер Левин. - М.: Технологии управления Спайдер, 2004. - 380 с.
Столяренко Л. Д. Психология управления / Л. Д. Столяренко. - М.: Феникс, 2007. - 507 с.
Травин В. В. Мотивационный менеджмент / В. В Травин. - Изд. 4-е. - М.: Дело, 2011. - 128 с.
Шапиро С. А. Мотивация и стимулирование персонала / С. А. Шапиро. - М.: ГроссМедиа, 2005. - 224 с.
Шапиро С. А. Шатаева О. В. Основы управления персоналом в современных организациях. Экспресс-курс / С. А. Шапиро, О. В. Шатаева. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. - 400 с.
Шевченко Т. В. Нестандартные методы оценки персонала / Т. В. Шевченко. - СПб: Ай Пи Эр Медиа, 2010. - 128 с.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Адаптация персонала - процесс сложный и длительный, и если он происходит спонтанно, без управления, новые сотрудники начинают работать эффективно примерно через год. Сколько из-за этого издержек! А сколько прибыли теряется за это время? Но если у компании есть отлаженная система адаптации персонала и четкая программа адаптации, эти сроки сокращаются всего до пары месяцев!
Адаптация персонала - процесс сложный и длительный, и если он происходит спонтанно, без управления, большинство новых сотрудников начинают работать эффективно только через год. Сколько из-за этого издержек?! Какая прибыль теряется в течение данного времени? Если же компания реализует отработанную систему, четкую программу адаптации сотрудников, то сроки их привыкания, приспособления к новым условиям труда сокращаются всего до пары месяцев! Разница ощутима!
Как же грамотно управлять адаптацией персонала? Какие методы лучше использовать? Что такое система и программа адаптации персонала, какая от них польза?
Эффективная система адаптации персонала предполагает:
- привлечение квалифицированных специалистов к работе с новыми сотрудниками;
- использование лучших методов адаптации работников;
- индивидуальный подход к каждому новому сотруднику;
- разработка профессиональной программы адаптации персонала.
СИСТЕМА АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА: ПЛЮСЫ ДЛЯ КОМПАНИИ
Стоит ли уделять время и средства на работу с «новичками»? Что дает предприятию реализация отработанной системы по адаптации персонала?
- Заметно сокращается текучесть кадров.
- Новый сотрудник легко и безболезненно вливается в коллектив, быстро осваивается на рабочем месте.
- Значительно ускоряется процесс овладения работником своими должностными обязанностями.
- Существенно сокращается количество ошибок, неизбежно возникающих на новом рабочем месте.
- Высокие результаты труда достигаются в минимальные сроки.
СИСТЕМА АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА: ПЛЮСЫ ДЛЯ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ
Очевидно, что профессиональная помощь «новичку» в процессе приспособления к условиям труда, коллективу, особенностям руководства и организации в целом просто неоценима.
- Снижается уровень нервного напряжения, беспокойства нового сотрудника.
- Человек получает актуальную информацию, которая ему в первое время особенно необходима для успешной деятельности и коммуникации внутри коллектива.
- Работник знакомится с корпоративной культурой компании.
- Возникает возможность уже в первые месяцы работы максимально проявить себя.
Все эти факторы существенно снижают издержки любой компании и заметно повышают прибыль!
УПРАВЛЕНИЕ СИСТЕМОЙ АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА
Эффективное управление адаптацией персонала зависит от ряда условий
- Необходимо создать подразделение с функциями управления адаптацией персонала.
- В состав данной структуры следует ввести грамотных специалистов из каждого отдела компании, которые годятся на роль наставников.
- Нужно постоянно следить за процессом адаптации: построить систему контроля деятельности тандема «новый сотрудник-наставник» (например, в виде отчетов, контрольных тестирований и т.д.).
- В зависимости от промежуточных результатов обучения, необходимо корректировать программу и сроки адаптации.
- По итогам работы обязательно следует поощрить наставника и нового сотрудника.
Управление адаптацией персонала делает процесс привыкания работников быстрым и безболезненным! Новички обеспечиваются должным вниманием и всесторонней поддержкой!
ЛУЧШИЕ МЕТОДЫ АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА
Теперь, когда Вы убедились в необходимости управления процессом адаптации персонала, важно выбрать для этого эффективные инструменты.
Рассмотрим самые действенные методы адаптации персонала
1. Тестирование новых сотрудников
Цель - выявление их профессиональных знаний и умений, уровня мотивации, индивидуальных особенностей.
2. Книга сотрудника (корпоративная брошюра)
Каждому «новичку» выдается особый карманный справочник, содержащий всю нужную информацию о компании, ее правилах + должностные инструкции.
3. Адаптационный лист – дневник нового сотрудника, план стажировки.
Включает в себя:
- задачи на испытательный срок (как правило, определяются руководителем или наставником),
- мероприятия по адаптации,
- перечень заданий к исполнению,
- результат выполнения.
4. Вводная инструкция о правилах компании
5. Индивидуальная программа обучения, стажировки
6. Welcome!-тренинг
Включает эффективные мероприятия по адаптации персонала:
8. Система наставничества
Это - надежный и проверенный годами способ эффективной адаптации персонала. Под чутким и внимательным руководством опытного сотрудника новички интенсивно развиваются в профессиональном плане. Получая моральную и информационную поддержку, перенимая знания и бесценный опыт у своих наставников, молодые специалисты быстро вырастают в настоящих мастеров своего дела.
9. Коучинг
Данный инструмент - отличный инновационный метод адаптации персонала. С его помощью возможно максимально раскрыть профессиональные способности новых сотрудников. В сочетании с наставничеством дает потрясающе высокие результаты!
ЗАЧЕМ НУЖНА ПРОГРАММА АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА И КАК ЕЕ СОЗДАТЬ?
Разработка и реализация четкой программы адаптации персонала в организации предоставляет новым сотрудникам массу возможностей:
- в короткий срок получить всю нужную информацию;
- оценить перспективы карьерного роста;
- быстро включиться в трудовой процесс;
- органично влиться в коллектив и стать членом единой команды;
- пройти результативное обучение;
- в полной мере реализовать свои способности и таланты.
Использование эффективной программы адаптации сотрудников значительно сокращает сроки их приспособления к условиям новой деятельности.
СТАНДАРТНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА
1. Цели, которые должны быть достигнуты в ходе работы.
2. Классификация сотрудников по группам и особенности программы адаптации для каждой категории.
3. Перечень вопросов, чаще всего задаваемых новичками и список ответов на них. А также указание лиц, к которым можно обратиться за помощью или дополнительной информацией.
4. Перечисление информационных материалов для новых работников (корпоративные брошюры, методички, должностные инструкции, персонал с указанием должности и контактов и т.д.)
5. Список и краткое содержание учебных мероприятий (стажировка, тренинги, семинары, консультации и т.д.).
6. Наставник или круг конкретных лиц, ответственных за содействие в адаптации новых сотрудников, а также перечисление их обязанностей.
7. Критерии успешности прохождения испытательного срока.
8. Форма контроля деятельности новых сотрудников (например, ежедневная или еженедельная отчетность наставнику о результатах проделанной работы).
Эффективность адаптации персонала ощутимо возрастает, когда в компании практикуется индивидуальный подход к каждому новому сотруднику. Если учитывать особенности профессиональных и личностных качеств, способностей, потребностей и амбиций конкретного человека, можно в полной мере раскрыть его потенциал и использовать на благо организации!
Знаете заповедь лучших топ-менеджеров? Дайте каждому именно то, что он хочет – и Вы получите отличную команду, состоящую только из лучших сотрудников!
Руководители, помните: грамотное управление адаптацией персонала сокращает сроки приспособления, привыкания новых сотрудников в 5-6 раз!
А использование эффективной системы работы с «новичками», ко всему прочему, позволяет в короткие сроки раскрыть потребности и способности каждого начинающего профессионала. Теперь в своей компании Вы сможете легко выстроить выгодные для всех отношения и получать максимальную отдачу в виде высокой прибыли!
Центр «Псиконсалтинг» оказывает консалтинговые, тренинговые услуги в ведении, организации и управлении предприятием. Мы работаем по всем направлениям профессиональной поддержки бизнеса. Высококвалифицированные специалисты Центра «Псиконсалтинг» разрабатывают и успешно реализуют комплексные системы адаптации персонала индивидуально для каждой компании!
Эффективность программ и высокое качество предоставляемых услуг проверены на практике и подтверждены нашими клиентами.
Мы знаем, как построить четко работающую систему адаптации персонала в компании!
Бизнес с нами – гарантия Вашего успеха!
Узнайте, что такое адаптация персонала. Подробно расскажем о видах адаптации. На конкретных примерах покажем, как правильно построить систему адаптации. Бонус: 6 распространенных ошибок адаптации.
Из статьи вы узнаете:
Адаптация персонала: чего боится новичок
HR-ам хорошо известно, что каждый новый сотрудник испытывает стресс. Он боится не правильно выполнить задачу, не найти общий язык с коллегами или нарушить, какое-то неписаное правило и вызвать смех или нарекания.
Рейтинг фобий нового сотрудника
- Не справлюсь с обязанностями, не смогу уложиться в срок.
- Не найду общего языка с коллегами.
- У меня найдут профессиональные недостатки или пробел в знаниях.
- Не сработаюсь с руководителем.
- Потеряю это место.
Впрочем, у многих первоначальный стресс быстро проходит, и они начинают эффективно работать. Но есть сотрудники, которые долго принимают решения.
Чтобы ускорить процесс адаптации таких сотрудников разрабатываются специальные программы, инструменты и методы.
Примером адаптации может стать программа «Три касания» . Цель программы - быстрое вовлечение новичков в работу. К концу второго месяца работы новые сотрудники показывают отличные результаты и начинают двигаться по карьерной лестнице.
Подробнее о рассказала на страницах журнала «Директор по персоналу» Ксения Левыкина, HR-бизнес-партнер компании HiConversion.
Традиционно выделяют 2 вида адаптации сотрудников - производственную и внепроизводственную.
Производственная адаптация включает в себя профессиональную, психофизиологическую, организационную и санитарно-гигиеническую адаптации.
За этими длинными и неуклюжими словами скрываются стандартные для всех компаний процедуры:
- сотрудника знакомят с правилами работы;
- определяют круг обязанностей;
- показывают рабочее место;
- представляют коллегам.
Далее из компетенции HR-а сотрудник попадает в компетенцию инспектора по охране труда. Знаете ли вы, что адаптировать сотрудников можно уже на этапе подбора ? Эксперты системы кадры расскажут, как это сделать.
Внепроизводственная адаптация - это выстраивание неформальных отношений с коллегами. Праздничные корпоративы, спортивные состязания, выезды на природу, словом, все что даст сотрудникам возможность увидеть друг в друге не только штатных единиц и функциональных исполнителей, а обычных людей, которые могут быть друзьями.
Классификация адаптации по видам не имеет прямого практического назначения. Вы не можете сказать сотруднику: «В понедельник у нас социальная адаптация, во вторник - производственная, в среду - психофизиологическая, в четверг - организационная, а в пятницу - экономическая и банкет» . Все виды адаптации сотрудник будет проходить одновременно: и в понедельник, и во вторник, и в течение нескольких, очень сложных для него недель.
★Важный факт. 80% сотрудников, уволившихся в первые шесть месяцев после приема, приняли это решение в первые 2 недели работы на новом месте. Это значит, что решение уволиться работник принял именно в период адаптации.
Адаптацией рядовых сотрудников занимается HR, а кто занимается адаптацией HR-а? Об этом шел разговор на вебинаре -
Пример комплексной адаптации
Чтобы сотрудник благополучно прошел все виды адаптации на рабочем месте, необходима комплексная система. Система адаптации предполагает проведение разных мероприятий и назначение ответственных за них. Данные о мероприятиях и ответственных удобнее всего представить в виде таблицы.
Таблица. Адаптация новых сотрудников в первые дни их работы в компании
|
Когда проводить |
Цель |
Что организовать |
Ответственный |
|
Познакомить с организацией, дать представление о ее структуре |
Сотрудник оформляется в отделе кадров. Предоставить новичку общие сведения о рабочей дисциплине и оплате труда |
Инспектор по кадрам, менеджер по персоналу |
|
|
Проводится Welcome-тренинг, на котором в интерактивной форме дают основную информацию о структуре компании, ее миссии и ценностях, о правилах поведения в компании. |
Менеджер по персоналу (контроль - директор по персоналу) |
6 распространенных ошибок адаптации
Ошибка 1 . Новичка перегружают неструктурированной информацией.
Ошибка 2 . Сотруднику приходится выполнять обязанности, которые не обсуждались на собеседовании.
Ошибка 3 . Адаптационный период слишком короткий.
Ошибка 4 . HR-а нет на месте в первый день работы новичка.
Ошибка 5 . Новый сотрудник предоставлен сам себе.
Ошибка 6 . Новичок не может сразу приступить к работе по каким-то причинам.
Часто бывает, что новички, принятые на работу (будь то выпускники учебных заведений или опытные специалисты), погружаются в трудовую деятельность «с головой в омут» — без предварительной подготовки, наставничества. В результате новые работники с первых минут подвергаются стрессу, а перспектива выстраивания с ними хороших трудовых отношений оборачивается провалом. За этим следуют непрохождение испытательного срока, конфликты на ранней стадии трудового взаимодействия и увольнение новичка, которое для организации-работодателя становится очередным показателем текучести кадров. Как избежать подобных негативных явлений?
Как правило, прием новых сотрудников проходит по «классическому» сценарию. Новичка сразу сажают за рабочее место и оставляют один на один с выполнением обязанностей в незнакомой обстановке организации. В этих случаях работодатели часто руководствуются фразой «Незаменимых не бывает», считая, что любую вакантную позицию можно закрыть в любой момент, а рынок труда полон кандидатов на соответствующие должности. Однако такие выводы ошибочны, и дело здесь не только в том, что при подобном отношении со стороны работодателя у нового сотрудника сразу возникает чувство отчужденности, незаинтересованности в работе, формируется мнение о «несерьезности» организации. Как показывает статистика и опыт рекрутеров, профессионально занимающихся наймом персонала, практически в любой сфере деятельности рынок труда страдает от нехватки специалистов.
Порой помимо стандартного круга обязанностей новичка ожидают дополнительные задания. В данном случае работодатель думает примерно так: «Если не справится этот — справится другой», — и каждые два-три месяца меняет специалистов. Вряд ли такие действия можно назвать продуктивными. Ведь персонал — это важный ресурс организации, который во многом определяет ее будущее, а на рынке труда балом правят именно работники, а не работодатели.
К сожалению, лишь немногие организации относятся к новичкам серьезно и (что немаловажно) человечно, выстраивают по отношению к ним продуманную линию поведения, то есть проводят работу по адаптации персонала. Это свидетельствует о зрелости организации, наличии положительного опыта взаимоотношений с персоналом, достижении компромисса между ожиданиями работодателя и реальными результатами труда работника.
В чем суть адаптации?
Под адаптацией персонала подразумевается процесс «притирки», привыкания, причем процесс этот является двусторонним — и работник приспосабливается к организации, и организация к новичку. Адаптация преследует две основные цели. Прежде всего она позволяет снизить издержки организации посредством сокращения сроков вхождения работника в коллектив, быстрого схватывания им рабочих моментов (это проявляется в отсутствии типичных ошибок новичков, нервных срывов и успешном завершении срока испытания). Адаптация персонала также помогает избежать финансовых и временных затрат на последующие поиски нового сотрудника.
Проведение мероприятий по адаптации решает несколько задач:
1) сокращение сроков вхождения сотрудника в должность и количества возможных ошибок в период освоения им рабочих функций;
2) повышение качества выполнения обязанностей, формирование мотивации к эффективной работе;
3) вживание работника в коллектив (им может быть отдел, подразделение, мастерская), поддержание в нем благоприятного микроклимата или разрядка напряженной обстановки (порой вхождение новичка в узкий круг помогает встряхнуть коллектив или нейтрализовать назревающие конфликты и недомолвки);
4) сведение к минимуму количества сотрудников, не прошедших испытательный срок, а значит, снижение уровня кадровой текучести.
Мероприятия, направленные на решение данных задач, прописываются во внутренних нормативных актах организации (например, в положении об адаптации). Здесь регулируются вопросы введения в должность специалистов разного уровня и профиля и закрепляются общие для всех адаптационные нормы.
Виды адаптации
Существует несколько видов адаптации.
Психологическая (социальная). Охватывает самые важные моменты, касающиеся приспособления сотрудника к новой организации: знакомство с коллективом, привыкание к нормам поведения, негласным законам и правилам, новому руководству. Направлена на выстраивание трудовых отношений и внутренних коммуникаций. Иными словами, психологическая адаптация позволяет работнику узнать нормы обращения к коллегам, приемлемый стиль общения с ними, распознать существующие «узкие круги», группировки, сделать выводы о том, к кому можно обращаться за помощью, а кого стоит посторониться.
Профессиональная адаптация представляет собой освоение специфики и тонкостей профессии, применение уже существующих знаний и навыков. После предварительного заключения об опыте нового сотрудника представители работодателя делают вывод об уровне подготовки новичка и перспективе его работы в организации. Если, например, существующих навыков недостаточно, к новичку приставляют куратора (наставника). Данный вид адаптации направлен на изучение работником действующих в организации технологических процессов, стандартов.
Психофизиологическая адаптация заключается в привыкании к трудовому режиму, ритму рабочего процесса, условиям труда, рабочему месту, времени отдыха. Сотрудник приспосабливается к непривычным условиям и распорядку дня. Подобная адаптация особенно актуальна в случаях, когда работнику необходимо привыкнуть к предполагаемым длительным командировкам, изменению графика, например, с восьмичасового рабочего дня на смены (приспособиться к отсутствию сна в ночное время суток бывает тяжело), увеличению физических нагрузок.
В корпоративную адаптацию входит изучение информации об истории и структуре организации, осознание специфики работы новичка и деятельности организации в целом. Данный вид адаптации также позволяет сотруднику узнать о существующей иерархии в организации, месторасположении отделов, действующих регламентах, порядках согласования документов. Иными словами, работник формирует представление о собственной значимости и своей работе как части единого механизма.
Санитарно-гигиеническая адаптация направлена на освоение работником правил техники безопасности, трудовой дисциплины, санитарных и гигиенических норм. Например, новичка осведомляют о том, где происходит прием пищи, каковы порядок и место выдачи заработной платы, требования к появлению и уходу с рабочего места, меры в случае опоздания.
К технической адаптации относится изучение привычной или незнакомой техники, оборудования, программного обеспечения, паролей к компьютеру или электронной почте.
Отметим, что все виды адаптации взаимосвязаны и не могут существовать обособленно друг от друга. Поэтому в программах и мероприятиях по адаптации персонала следует учесть все приведенные пункты.
Процесс привыкания к режиму работы организации проходит каждый вновь прибывший сотрудник. В связи с этим адаптация может быть первичной или вторичной — в зависимости от наличия либо отсутствия предыдущего опыта приспособления на новом месте. Специалисты, не обладающие профессиональным опытом, проходят первичную форму адаптации, а имеющие за плечами багаж знаний и навыков подпадают под вторичную.
Особенно важны мероприятия по адаптации работников отдельных категорий. В частности, работодателю следует обратить внимание на молодых специалистов, пришедших в организацию с одной лишь теорией в голове и без какого-либо опыта работы, сотрудников старшего возраста, которым психологически тяжело дается переход с одного места на другое, и женщин, вышедших на работу после отпуска по уходу за ребенком (за это время многие теряют ранее приобретенные знания и навыки).
Этапы и участники адаптации
Любая программа по адаптации состоит из нескольких этапов.
Предварительный. В этот момент происходит знакомство соискателя с информацией об организации. На данном этапе нелишне упомянуть об истории ее создания, текущих и будущих проектах. Если такое знакомство состоялось по телефону, работодателю нужно обязательно проинформировать о местонахождении организации, наличии места для стоянки автомобилей, необходимости взять пропуск на территорию (если таковой необходим). Ведь каждый из перечисленных моментов требует временных затрат.
Встреча или собеседование. На данном этапе соискателя нужно заранее предупредить, с кем пройдет встреча, будут ли профессиональные тесты, анкетирование и сколько стадий собеседования предстоит пройти. Если кандидат отвечает необходимым требованиям и принял предложение о сотрудничестве, нужно рассказать ему о реальных перспективах профессионального и карьерного роста, наличии дополнительных благ. Также стоит заблаговременно позаботиться об обустройстве рабочего места новичка и обеспечении его канцелярскими принадлежностями.
Первая рабочая неделя. Это важный этап, когда у нового работника закрепляются первые впечатления об организации и возникают новые, вырабатываются четкие представления о действительности и формируется модель поведения. В этот период рекомендуется рассказать о структуре организации, основных отделах и познакомить с ближайшими коллегами, провести необходимые инструктажи, дать должностную инструкцию, разъяснить правила внутреннего трудового распорядка. Однако не надо нагружать новичка дополнительной информацией, которую он и так узнает в процессе погружения в работу.
Переход к полноценной работе. На данной стадии работник не только может, но уже должен решать поставленные задачи, быть самостоятельным и полностью погружаться в выполнение профессиональных обязанностей. Здесь также применимы обучение и обмен информацией с наставником или куратором.
Оценка проведенной адаптации и обратная связь. На этом этапе между непосредственным руководителем, наставником и сотрудником отдела кадров происходит обмен мнений о новом сотруднике (его успехах, недостатках). Затем сформированное мнение доводится до самого работника.
Если работодатель действительно заинтересован в получении квалифицированного специалиста, к процессу адаптации следует отнестись внимательно и серьезно. И здесь целесообразно избегать одной распространенной ошибки. Зачастую новичка передают его непосредственному начальнику, который, как правило, и без того испытывает нехватку времени и сил, или специалисту отдела кадров, который по определению не компетентен вводить нового сотрудника в должность.
Однако лучшим вариантом является взаимодействие руководителя (он способен быть одновременно и наставником), специалиста отдела по управлению персоналом (координатора адаптационных этапов) и наставника (куратора). В этом случае действует следующая схема. Непосредственный руководитель ставит задачи перед новичком, определяет критерии, по которым станет оцениваться его работа, должностные обязанности нового специалиста, назначает ему наставника и принимает решение по прохождению (или непрохождению) работником испытательного срока. Служба по управлению персоналом (отдел кадров) выступает в роли координатора и контролера, она также оценивает эффективность процессов и инструментов адаптации, может оказывать психологическую поддержку новичку. Наставник же обучает, консультирует его. Но наставник не только помогает новичку освоиться в организации, подготавливая рабочее место, проводя знакомство с коллективом и функциями отдела, но и сам набирается управленческого опыта. В свою очередь, наличие наставника очень важно для нового сотрудника: оба находятся в относительно равном должностном положении, поэтому к наставнику проще обратиться за каким-либо советом, нежели, собравшись с духом, задать вопросы начальству.
При адаптации необходимо уделять внимание и обратной связи в виде личной беседы с новичком. Такая беседа поможет:
1) проанализировать, насколько удовлетворен новый работник условиями и содержанием работы, оплатой труда, потенциальными возможностями для личностного и профессионального роста, насколько выражен интерес к профессии;
2) понять, как сложились отношения в коллективе и насколько коллеги оценили новичка как личность и специалиста;
3) узнать реальный уровень физических и психологических нагрузок, усталости.
При этом неважно, кто будет отвечать за обратную связь — линейный руководитель, наставник или кадровик. Однако, вероятнее всего, это будет тот сотрудник, у которого сложился более тесный и неформальный контакт с новым специалистом.
Заключение
Выделим некоторые показатели, по которым можно оценить успешность проведенной адаптации:
1. Нормализация отношений в коллективе — как в психологическом, так и в трудовом плане. Коллеги ценят нового сотрудника как личность и профессионала.
2. Работник выполняет свои обязанности в полной мере, им достигнуты положительные профессиональные результаты.
3. Работник не просто выполняет свою работу, но и знает, что она способствует его профессиональному и личностному росту.
4. Специалист, прошедший срок испытания, соответствует установленным требованиям для данной должности, усвоил необходимые знания и навыки для дальнейшей работы.
5. Новичок уверенно чувствует себя в коллективе, следует внутренним нормам и правилам поведения.
Отметим, что руководители организаций и структурных подразделений должны понимать, что адаптация помогает работнику вжиться в новые обязанности и коллектив. Сам же работодатель благодаря использованию этого инструмента получает грамотного специалиста, подготовленного к специфике конкретной деятельности, а также формирует хорошую репутацию своей организации на рынке труда.
Загрузка...